Archivo municipal

Conforme al Artículo 28 de la Ley, el área coordinadora de archivos dependerá directamente del titular del sujeto obligado, a quien informará oportunamente y con quien mantendrá responsabilidad solidaria en las actividades desarrolladas en materia de archivos. Asimismo, el Artículo 29 de la Ley, señala las funciones del responsable del área coordinadora de archivos, las principales son:

• Elaborar, con la colaboración de los responsables de los archivos de trámite, de concentración e histórico, los instrumentos de control archivístico previstos en la Ley y en sus disposiciones reglamentarias, así como la normativa que derive de ellos.
• Elaborar criterios específicos y recomendaciones en materia de organización y conservación de archivos.
• Coordinador los procesos de valoración y disposición documental que realicen las áreas operativas.
• Coordinar las actividades destinadas a la modernización y automatización de los procesos archivísticos y a la gestión de documentos electrónicos de las áreas operativas.
• Brindar asesoría técnica para la operación de los archivos.
• Coordinador, con las unidades administrativas del Ayuntamiento, las políticas de acceso y a la conservación de los archivos.
• Formular las políticas, manuales e instrumentos archivísticos.
• Aprobar en coordinación con el Grupo Interdisciplinario, los instrumentos de control archivísticos; así como las bajas documentales y las transferencias secundarias.
• Vigilar la correcta aplicación de los instrumentos de control y consulta archivística para la protección de la información confidencial o reservada.

a) ÁREA DE CORRESPONDENCIA

Es la responsable de la recepción, registro, seguimiento y despacho de la documentación para la integración de los expedientes de los archivos de trámite. (Artículo 30, LAECH)

b) ARCHIVO DE TRÁMITE, POR CADA UNIDAD ADMINISTRATIVA

• Integrar y organizar los expedientes que cada unidad produzca, use y reciba, conforme al cuadro general de clasificación archivística.
• Asegurar la localización y consulta de los expedientes mediante la colaboración de los inventarios documentales.
• Resguardar los archivos y la información que haya sido clasificada de acuerdo con la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública, en tanto conserve tal carácter.
• Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en la Ley, las leyes locales y las disposiciones reglamentarias.
• Trabajar de acuerdo a los criterios específicos y recomendaciones emitidos por el área coordinadora de archivos.
• Realizar las transferencias primarias al archivo de concentración. (Artículo 31, LAECH)

c) ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

• Asegurar y describir los fondos bajo su resguardo, así como la consulta de los expedientes.
• Recibir las transferencias primarias y brindar servicios de préstamos y consulta a las unidades o áreas administrativas productoras de la documentación que resguarda.
• Conservar los expedientes hasta cumplir su vigencia documental de acuerdo con lo establecido en el catálogo de disposición documental.
• Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en la Ley y en sus disposiciones reglamentarias.
• Promover la baja documental de los expedientes que integran las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y, en su caso, plazos de conservación y que posean valores históricos, y que serán transferidos a los archivos históricos del Sujeto Obligado.
• Integrar a los respectivos expedientes, el registro de los procesos de disposición documental, incluyendo dictámenes, actas e inventarios. (Artículo 32, LAECH)

d) ARCHIVO HISTÓRICO

• Recibir las transferencias secundarias; organizar y conservar los expedientes bajo su resguardo.
• Brindar servicios de préstamo y consulta al público, así como difundir el patrimonio documental.
• Establecer los procedimientos de consulta de los acervos que resguarda.
• Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en la Ley y en las disposiciones normativas aplicables.
• Implementar políticas y estrategias de preservación que permitan conservar los documentos históricos y aplicar los mecanismos y las herramientas que proporcionan las tecnologías de la información para mantenerlos a disposición de los usuarios. (Artículo 33, LAECH)

Los Sujetos Obligados tienen la obligación de conformar un Grupo Interdisciplinario (GI) en términos de las disposiciones reglamentarias coadyuvará en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales que den origen a la documentación que integran los expedientes de cada serie documental, con el fin de colaborar con las unidades administrativas productoras de la documentación en el establecimiento de los valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental.

El Artículo 51 de la Ley de Archivos del Estado de Chiapas, señala quiénes conformarán el GI:

I. Coordinación, dirección o unidad de Asuntos Jurídicos.
II. Planeación y/o Mejora continua.
III. Coordinación de Archivos o área coordinadora de archivos.
IV. Tecnologías de la Información.
V. Unidad de Transparencia.
VI. Órgano Interno de Control.
VII. Las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación.

Asimismo, con base en el Artículo 55, de la Ley, el GI tiene las principales funciones de:

• Formular opiniones, referencias técnicas sobre valores documentales, pautas de comportamiento y recomendaciones sobre la disposición documental de las series documentales.
• Aprobar, en coordinación con el área coordinadora de archivos, los instrumentos de control archivísticos; así como las bajas documentales y transferencias secundarias.
• Considerar, en la formulación de referencias técnicas para la determinación de valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental de las series, la planeación estratégica y normatividad, así como los criterios relativos a la procedencia, orden original, diplomático, contexto contenido y utilización de los documentos.
• Recomendar que el contenido de las fichas técnicas de valoración documental se encuentre alineado a la operación funcional, misional y objetivos estratégicos del sujeto obligado.
• Vigilar la aplicación de los lineamientos para la organización y conservación de archivos.